SIA KFI BLOG: Effiziente, geschäftsunterstützende und sichere Nutzung von Email-Funktionen

Abstract, Ausgangslage
• Das Internet / Email ist das mittlerweile meistverwendete Medium / Hilfsmittel für den Datenaustausch in Bauprojekten. • Auf unterschiedlichsten Email-Systemen, Email-Programmen werden projekt-relevante Informationen / Dateien ausgetauscht.
• Sicherheits-Anforderungen beim Austausch von projekt-relevanten oder firmen-sensitiven Daten sind vielfach nicht oder ungenügend eingehalten oder umsetzbar.
• In vielen Projektorganisationen werden entsprechende Standardabläufe oder Standardanforderungen an den strukturierten, effizienten Datenaustausch via Email oder Internet nicht oder nur ungenügend definiert beim Projektbeginn.

Gegenmassnahmen, Empfehlungen, mögliche weitere Blog-Themen
• Formulierung und Verabschiedung von Standardabläufen oder Standardanforderungen beim Projektstart in der Projektorganisation zwischen den Projektbeteiligten für den effizienten Datenaustausch.
• Protokollierte Email-Sende- und Email-Empfangs-Tests zwischen allen Projektbeteiligten vor Beginn des projekt-kritischen Datenaustausches (z.B. zur Sicherstellung, dass jeder Empfänger fehlefrei erreicht werden kann bzw. nicht allenfalls in gewissen Spamfilter- oder Firewall-Einstellungen blockiert wird)
• Definitionen von z.B. statisch gleichbleibenden Emailverteilerlisten (AN-Empfänger, KOPIE-CC-Empfänger) bei ebenfalls zu definierenden Standard-Daten-Austausch-Fällen innerhalb des Projekts.
• Definitionen von aussagekräftigen wiederkehrenden Email-Titel-Subject-Bezeichnungen (z.B. PROJEKT xyz: Ausschreibung xyz) für die vereinfachte Auffindbarkeit / Ablage und effizientere Verarbeitung von Emails.
• Definition von Kontrollmechanismen bei Fällen von zeit- oder projekt-kritischem Datenaustausch. (Lesebestätigung anfordern beim Emailversand, telefonische Rückfrage nach Zeit x etc.)
• Definition von Namens- und Versionisierungs-Konventionen von auszutauschenden Dokumenten, Plänen oder Informationen. (auch für die präventive Verhinderung von allfälligen Datenredundanzen oder Weiterverarbeitung von falschen Dokumenten-Versionen)
• Definition von der Verantwortlichkeiten der Sicherung / Backup der aktuellsten Dokumenten-Version innerhalb der beteiligten Partnern
(Beispiel: Wer innerhalb der Projektorganisation hat derzeit die letzte Version der Daten bzw. wer ist verantwortlich derzeit für die sichere Ablage, Datensicherung und Prävention gegen Datenverlust?)
• Je nach Projektsetup oder Projektorganisation kann eine Evaluation oder Nutzung von einem anderen Datenaustausch-System sinnvoller und effizienter sein gegenüber von Email-Datenaustausch. (z.B. Online-Projekt-Plattformen, FTP-Datenbereiche, Extranet, Microsoft Sharepoint, Cloud Services)
• Mögliches Implementierten von technischen Sicherheits-Richtlinien / Sicherheit-Verschlüsselungs-Technologien/Zertifikaten für z.B. automatische Daten-Verschlüsselung beim Datenaustausch, gesicherte Identitätsprüfung von Absender und Empfänger.
• Das erweiterte Nutzen und Definieren von Emailfunktionen in Bereichen wie Kategorien, Farben, Emailnachverfolgung, Aufgabenverwaltung im Emailprogramm, automatische Email-Erinnerungsfunktionen etc. kann je nach Projektsetup weitere Unterstützungen und Optimierungen mit sich bringen.

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