Public Cloud – Office365 – das (r)evolutionierte „4D-Printing“ / „Hier und Jetzt“ der Zusammenarbeit

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Wir kennen das vom Einkauf im Dorfladen: „Was darf es sonst noch sein?!“ – „Darf es ein bisschen mehr sein?“ Die gleichen Fragen stellen sich derzeit in der ungemeinen (oder eher gemeinen unübersichtlichen…) Flut der Cloud-Services mit unglaublich „bisschen gar viel integriert mehr drin“. Das massgeschneiderte Orchestrieren und eine sauber vorbereitete Transformation kann sehr grossen Zusatz-Nutzen generieren bei Kleinstunternehmen, KMU und auch bei grossen Organisationen.

Aufgrund der Tatsache, dass vorallem ein grosser und wichtiger Teil der Kommunikation per Internet und Email schon immer über das grundsätzlich unsichere Internet abgewickelt wurde seit Jahren, freunden sich immer mehr „Sicherheitskeptiker“ an mit sogenannten Hybrid-Cloud-Lösungen bei welchen ein Teil der ICT-Services von einer lokalen ICT-Organisation (Private Cloud) und ein anderer Teil von einer externen ICT-Organisation (Public Cloud) als reiner Service bezogen wird.

Wenn man dann auch nicht die Gesamt-Kosten-Aspekte mit-betrachtet im Bereich von Kosten wie z.B. Infrastruktur, Serviceorganisation, Support und vorallem auch den konkurrenzlosen Hersteller-Direkt-Lizenzierungskosten kommt es nicht von ungefähr, dass der Erfolg und laufende technische Weiterentwicklung und das Wachstum dieser Public Services (z.B. Office365, SharePoint Online, Exchange Online, Yammer, OneDrive for Business, Microsoft Azure, Windows Intune, Lync Online) beeindruckend ist in den letzten Jahren.

Im Jahr 2009 starteten wir selber bei uns oder Kunden mit der damaligen Ur-Version vom heutigen Office365 – damals hiess es bisschen holperiger „Business Productivity Online Suite“ oder kurz BPOS. Die damalige Version war im Bereich der Online-Admin-Konsole und den technischen, integrativen Features um Welten entfernt von den heutigen, stark erweiterten Office365-Komplett-Lösung.

Die damalig eher technisch gegebene und „noch cloud-kritische“ Distanz und Unsicherheit wurde – in den folgend laufenden Services-Erweiterungen und richtiggehenden (R)Evolutions-Schritten der einzelnen Cloud-Anbietern – stufenweise abgebaut.
Fortan wurde in den entsprechenden (R)Evolutions-Schritten der Cloud-Services die organisatorische und technische „Hürde“ für diverse ICT-Organisationen und ICT-Infrastrukturen immer grösser, auf dem gleichen Level (Infrastruktur, Prozesse, KnowHow, Automatisierung, Qualität, Sicherheit, Kosten) dieser sehr schnellen Weiterentwicklung und kürzeren Versions-/Lebens-Zyklen mitzuhalten.

Auch muss festgehalten werden, dass das damalige „Orchestrieren“ der Cloud-Services mit den damalig verfügbaren Admin-Konsolen und Produkteversionen auf der Basis von Exchange 2007, SharePoint 2007, Office 2007 kein Vergleich ist mit den heutigen sehr ausgereiften und beinahe völlig mit OnPremise-Installationen verschmelzten Konsolen, Tools, Scripts und auch PowerShell. Weitere mächtige Erweiterungen und „Andockstellen“ von/für lokalen OnPremise-Umgebungen wie z.B. ADFS (Active Directory Federation Services), DirSync, Webservices, Connectors, Remote Powershell, MS Azure eröffnen weitere Flexibilitäts-Grade für eine stufenweise technische Transformation oder Koexistenz-Betrieb (z.B. bei stufenweisen Migrationen von mehreren Filialen oder Ländergesellschaften, Ausfallsicherheits-Massnahmen von z.B. Domaincontroller / HyperV Replica / Active Directory Services auf MS Azure).

Weitere neue Konzepte des SelfService-Gedanken mit User-Admin-Umgebung, administrations-delegierbaren RBAC (Rollenbasierten Zugriffskontrolle) für z.B. Microsoft-Partner (POR) oder Kunden-Admins, Service-Health-Status und integriertem Ticketing-Support-System decken weitgehenst unterschiedlichste Bedürfnisse von in einer Transformation stehenden ICT-Organisation ab.

In Bereich der Sicherheit stehen derweil weitere Features zur Verfügung wie z.B. SingleSignOn (SSO), Multifactor-Authentication, autonomer Kennwort-Reset mit mehrstufiger Sicherheit, Komplett-Verschlüsselung der Daten / Mails / Kommunikation / Transport und auch spezielle Richtlinien-Definitions-Möglichkeiten in den Bereichen wie Compliance / LegalHold / Ligitation / Archivierung / Journaling / Versionisierung. Hier wiederum kommen ebenfalls zentrale Enterprise-Lösungen zum Zuge wie z.B. Forefront, System Center, DPM, APP-V, MDOP welche sich vorallem kleinere und auch mittlere ICT-Organisationen monetär und auch knowhow-mässig nicht leisten können.
Ein weiterer fleissiger Helfer für ein zentralisiertes Device-Management, Endpoint-Protection , Inventarisierung, Compliance-Support, Lizenzierungs-Management von Clients / Tablets / Smartphones (Windows Phone, iOS, Android) namens Windows Intune rundet dann eine solche „Enterprise-Umgebung, erschwinglich für JEDER Organisation“ rund und integriert ab.

Kurzum aus technischen Aspekten: Darf es bisschen mehr sein? ¨> Ja bitte, wir können es uns sonst gar nicht selber leisten! Danke!

Die zunehmend gewünschte Verschmelzung von den unterschiedlich genutzten Geräte- / Form-Faktoren wie Firmen-PC, HomeOffice-PC, Ultrabook, Tablet, Smartphone sind weitere Treiber dieser Public-Cloud-Entwicklung und den mittlerweilen entsprechend grossen Service-Bandbreite von Public-Cloud-Services wie Office365.

Neuere und intuitivere Bedienungskonzepte, Software-/App-Generationen mit verschmelzenden Bedienungsoberflächen und künftig immer weniger Betriebssystem-Versionen (z.B. noch 1 Betriebssystem auf allen genutzten Geräten …) eröffnen ein riesiges weiteres Innovations-Potential der jetzt schon erstaunlichen Abdeckung der Office365-Palette.

Ebenfalls ist die laufende konsequente Weiterentwicklung der Webservices / Apps welche sich hersteller-unabhängig in allen modernen Webbrowsern, auf allen Tablets, Ultrabooks, Smartphones (Windows Phone, iOS, Android) und z.B. TV-Geräten nutzen lassen sehr beeindruckend.

So staunt man doch nicht schlecht wenn man plötzlich auf einem fremden PC ohne aktuelles Office drauf im Webbrowser mit z.B. Word Online (vormals Office Web Apps) beinahe vollwertig arbeiten kann. Bei entsprechender Subscription kann man ja immer noch bei Bedarf das Office-Packet per sogenannter Click-and-Run-Streaming-Technologie innert einzelner Minuten lokal als auch cloud-unabhängige Desktop-Version installieren lassen auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer.

Durch die Collaborations-(R)Evolution und Office365-Erweiterungen wurden auch für Privat- oder KMU-Anwender gar nicht oder passiv genutzte Programme und verkannte geniale Funktionen wie z.B. OneNote, OneDrive (vormals SkyDrive), SharePoint, Lync, Yammer plötzlich sehr interessant und vorallem nützlich für die Effizienz-Steigerung und als weitere digitale Helfer. Der frühere hardware-mässige PDA (Personal Digital Assistent) ist nun plötzlich keine Hardware mehr sondern eher genial orchestrierte Cloud-Services die überall und ohne den verstaubten PDA nutzbar sind.

Die vielen genialen Funktionalitäten und völlig neuen Freiheitsgrade des persönlichen „Cloud Offices“ wo immer man ist werden dann auch erstaunlicherweise zu extrem günstigen Preisplänen angeboten. So kommt es nicht von ungefährt, dass viele ICT-Organisationen gewisse Lizenzierungs-Aktualisierungen oder Ergänzungen mittels den Office365-Lizenzierungs-Moeglichkeiten abdecken und davon kostenmässig profitieren.
Dass dann dabei dann plötzlich die durchschnittlichen cirka 3 Mitarbeiter-Geräte und auch noch das ganze HomeOffice lizenztechnisch abgedeckt ist mit 1 Subscription bringt natürlich auch die Kosten-Rechner und Budget-Owner auf den Plan.

Kurzum auch aus funktions- und lizenz-technischen Aspekten: Darf es bisschen mehr sein? > Ja bitte, wir können nun endlich echt geräte- und standort-unabhängig die modernsten Collaboration- / Cloud-Services einfach nutzen! Danke!

Die besten Lösungen bedürfen auch deren besten Anwendung für das Ausschöpfen möglichst aller Potentiale und Funktionalitäten.
In Kombination von möglichen Collaborations-Dreamteams wie z.B. Outlook / Exchange, OneNote, SharePoint, OneDrive und auch Yammer oder Lync entstehen mittels einer gut vorbereiteten Einführung, Orchestrierung, Schulung, Prozessadaptionen und laufender Weiterentwicklung ungeahnte neue Innovationen während dieser Transformation.
Das standortunabhängige, sehr nah integrierte Zusammenarbeiten genau aus den Anwendungen die man seit Jahrzenten selber kennt – wie eben nur schon Office –  entstehen plötzlich z.B. bisher brachliegende Verbindungen, neue Zusammenarbeitsformen, Integrations-Funktionen, virtuelle Workspaces, sichere Informations-Drehscheiben und letztlich eine komplett (r)evoutionierter und firmengelände-überwindender Kommunikations-Prozess.

Die Arbeit, Zusammenarbeit und Projekte werden in kurzer Zeit der Anwendung und gut begleiteter Schulung sehr schnell viel interaktiver und dynamischer.
Dokumente, Präsentationen, Berichte, Ideensammlungen, Mails sind plötzlich von überall, ab jedem Gerät und ohne Gedanken an die „Technologie“ oder „technischen Hürden“ nutzbar, veränderbar und zwar zu genau den Zeiten wo man die besten Ideen und Gedanken / Inputs hat!

Eine Art der Arbeitsmentalität „Hier und Jetzt“ und nicht erst morgen wenn ich den PC in der Firma gestartet habe und dann viel Spontan-Kreativtät oder unterschätzte Motivation / Arbeits-Energie verloren habe. Dass dabei die „Work-Life-Balance“-Kritiker wieder Vorbehalte haben ist verständlich. Jedoch helfen genau diese spontanen Möglichkeiten auch den Arbeitsalltag oder die Gesamt-Jahresarbeitszeit zu optimieren und aufzulockern. Es ist ja auch nicht gesund und schlaf- und erholungs-fördernd wenn man den Kopf voller nicht effizient niederschreibbarer wichtigen Gedanken hat, vielfach dadurch abwesend ist und dann wieder an den Arbeitsplatz oder HomeOffice hetzt um ja nichts zu vergessen innerhalb der Tagesarbeitszeit anstelle genau die Zeiten zu nutzen wo man kreativ ist, niemand stört, das soziale Umfeld oder Familie nicht beeinträchtigt oder irgendwo warten muss… wenn man es ganz intelligent und ausgeglichen gestaltet kann es durchaus sein, dass der Firmen-PC immer mehr warten muss auf seine Eingaben und der Mitarbeiter dann nur noch in der Firma ist für z.B. Projektbesprechungen, KnowHow-Transfer, Austausch, Schulungen und dadurch zunehmend flexibler wird in seiner Arbeitszeit-Gestaltung. Die Arbeitgeber-Attraktivität durch die Mitarbeiter-Zufriedenheit durch solche neuartige Arbeits-Modelle wird zunehmend firmenvital im künftigen modernen Humankapital-Management und im kompetetiven Markt.

Die auch durch Cloud-Services verbundene zunehmende „Entgrenzung der Arbeit“ (Stichwort: Arbeit nicht nur innerhalb der „Firmengrenzen“ mehr sondern eben überall und wiederum „Hier und Jetzt“) verlangt natürlich auch entsprechende definierte ICT-Weisungen, ICT-Sicherheitsrichtlinien und ICT-Controlling-Mechanismen für z.B. Compliance / Datenschutz innerhalb von z.B. IKS (Internes Kontrollsystem) oder QM-Prozessen.

Nichts ohne ICT-Strategie!
Dass dabei diese neue Arbeitsform und letztlich „Business-Support durch ICT“ definiert und gestützt werden muss innerhalb der anzupassenden oder zu etablierenden ICT-Strategie liegt auf der Hand. Die ICT-Strategie ist entsprechend aufgrund des zunehmend firmen-vitalen ICT-Prozesses abzuleiten von der jeweiligen Firmen-Strategie. Relevant ist auch, dass seitens der Führungs-Ebene diese ICT-Strategie und deren Auswirkungen pro-aktiv unterstützt und laufend traktandiert werden. Hierbei wird endlich und zurecht dem ICT-Prozess nicht nur ein reiner Kosten-Faktor hinterlegt in der Gesamtverantwortung sondern eben auch eine adäquate Firmen-Vitalitäts-Bemessung.

Kurzum auch aus arbeits-technischen Aspekten: Darf es bisschen mehr sein? > Ja bitte, wir können nun endlich echt die Arbeitszeit und Arbeitsgestaltung freier mitprägen und flexibilisieren! Danke!

Das (r)evolutionierte „4D-Printing“ / „Hier und Jetzt“ der Zusammenarbeit könnte entsprechend dann entstehen durch die 4. Dimension der Zeit > im übertragenen Sinne also „Hier und Jetzt“

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